Privacyverklaring

Versie 1.1 · 30 oktober 2026

Hoe Faircase omgaat met de persoonsgegevens van websitebezoekers, contactpersonen en klanten.

1. Wie wij zijn

Faircase is een handelsnaam van Flowlined Letselschade B.V., gevestigd aan de Joop Geesinkweg 203, 1114 AB Amsterdam (KvK 42121069). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld: Sander Vlug, bereikbaar via sander.vlug@flowlined.nl. Voor alle overige vragen over privacy kunt u terecht bij contact@faircase.nl.

2. Waar deze verklaring over gaat

Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens van bezoekers van faircase.nl, van mensen die contact met ons opnemen, een demo aanvragen of zich aanmelden voor updates, en van contactpersonen van onze klanten en leveranciers.

Gegevens in letselschadedossiers

In de Faircase-applicatie verwerken letselschadekantoren en andere professionals gegevens over hun dossiers, waaronder medische informatie. Voor die gegevens is niet Faircase, maar het kantoor dat de applicatie gebruikt verantwoordelijk. Faircase verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van dat kantoor, op basis van een verwerkersovereenkomst, en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden en niet voor het trainen van AI-modellen.

Bent u benadeelde of anderszins betrokken bij een letselschadezaak en heeft u een vraag over uw gegevens? Neem dan contact op met het kantoor of de behandelaar die uw zaak behandelt. Ontvangen wij een verzoek over gegevens in een dossier, dan sturen wij dat zo snel mogelijk door aan het betreffende kantoor.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarom

In onderstaand overzicht staat per situatie welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang wij de gegevens bewaren.

Bezoek aan faircase.nl

•
Gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, uw cookiekeuze
•
Doel en grondslag: De website leveren, beveiligen en storingen opsporen, en uw cookiekeuze onthouden (gerechtvaardigd belang)
•
Bewaartermijn: Technische logbestanden kort, zolang nodig voor beveiliging en foutopsporing; uw cookiekeuze zes maanden

Bezoekersstatistieken

•
Gegevens: Bezochte pagina’s, verwijzende website, land en plaats, browser- en apparaattype, en klikken op knoppen zoals het openen van de demo-agenda. Hiervoor gebruiken wij Umami, dat geen cookies plaatst en geen IP-adressen bewaart; wij zien alleen totalen en kunnen daaruit geen individuele bezoekers herleiden.
•
Doel en grondslag: Bijhouden hoe de website wordt gebruikt, zodat wij hem kunnen verbeteren (gerechtvaardigd belang)
•
Bewaartermijn: Zolang wij de statistieken gebruiken

Analyse van websitegebruik

•
Gegevens: Een cookie-ID, browser- en apparaatgegevens, en klikken, muisbewegingen en scrollgedrag, waaronder opnames van uw bezoek. Hiervoor gebruiken wij Microsoft Clarity. Wat u in formulieren invult, wordt daarbij afgeschermd.
•
Doel en grondslag: Begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken en waar zij vastlopen, om de website te verbeteren (toestemming, via de cookiebanner)
•
Bewaartermijn: Opnames dertig dagen, heatmaps en klikgegevens dertien maanden; de cookies zoals vermeld in de cookiebanner

Marketingcookies

•
Gegevens: Een cookie-ID, bezochte pagina’s en uw bezoeken aan de website. Hiervoor gebruiken wij HubSpot. Vraagt u een demo aan of meldt u zich aan, dan worden deze bezoeken gekoppeld aan uw contactgegevens.
•
Doel en grondslag: Weten waar u in geïnteresseerd bent wanneer wij contact met u opnemen (toestemming, via de cookiebanner)
•
Bewaartermijn: De cookies zoals vermeld in de cookiebanner; gekoppelde bezoeken zolang wij uw contactgegevens bewaren

Contact of demo-aanvraag

•
Gegevens: Naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van uw bericht en, bij een demo, het gekozen tijdstip. Een demo plant u in de agenda van HubSpot, die pas laadt als u die zelf opent.
•
Doel en grondslag: Uw vraag beantwoorden en een demo plannen (gerechtvaardigd belang en precontractuele maatregelen)
•
Bewaartermijn: Twaalf maanden na het laatste contact, tenzij een klantrelatie ontstaat

Nieuwsbrief en updates

•
Gegevens: Naam, e-mailadres, organisatie, de tekst waarmee u toestemming gaf en het moment daarvan, interactie met onze e-mails
•
Doel en grondslag: U informeren over Faircase, zoals over de lancering, als u zich daarvoor aanmeldt of klant bij ons bent (toestemming; bij bestaande klanten gerechtvaardigd belang)
•
Bewaartermijn: Tot u zich afmeldt

Klantrelatie

•
Gegevens: Naam, functie en contactgegevens van contactpersonen, contracthistorie, correspondentie
•
Doel en grondslag: Het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst (uitvoering overeenkomst)
•
Bewaartermijn: Duur van de klantrelatie plus twee jaar

Facturatie

•
Gegevens: Naam, adres, KvK- en btw-nummer, factuurgegevens, betaalstatus, bankrekeningnummer
•
Doel en grondslag: Facturen opstellen en betalingen beheren (uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting)
•
Bewaartermijn: Zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht

Support

•
Gegevens: Naam, e-mailadres, gebruikersnaam, inhoud van uw vraag
•
Doel en grondslag: Vragen beantwoorden en storingen oplossen (uitvoering overeenkomst)
•
Bewaartermijn: Twee jaar na afhandeling

Deel via e-mail of andere supportkanalen geen inhoud uit letselschadedossiers. Is dat voor het oplossen van een vraag nodig, dan bespreken wij met u hoe dat veilig kan via de applicatie.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij schakelen voor de verwerkingen in deze verklaring de volgende partijen in, die de gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken en met wie wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid hebben gemaakt:

•
Vercel: Hosting van faircase.nl
•
Sanity: Beheer van de inhoud van faircase.nl, levering van afbeeldingen en video’s, en opslag van berichten en aanmeldingen die via de website binnenkomen
•
HubSpot: Klantrelatiebeheer, contactformulieren, het plannen van demo’s, nieuwsbrieven, support en, met uw toestemming, marketingcookies
•
Resend: Versturen van e-mailmeldingen over berichten en aanmeldingen via de website, en beheer van de verzendlijst voor updates
•
Microsoft (Clarity): Analyse van websitegebruik, met uw toestemming
•
Umami: Bezoekersstatistieken zonder cookies
•
Moneybird: Facturatie
•
Payt: Debiteurenbeheer

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan toezichthouders of andere overheidsinstanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Een aantal van deze partijen is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Wij geven gegevens alleen door als daarvoor een passend doorgiftemechanisme bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen. U kunt bij ons een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Onze informatiebeveiliging is gecertificeerd volgens ISO 27001; certificering volgens NEN 7510 is in aanvraag. Voor de applicatie hebben wij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitgevoerd. De beveiligingsmaatregelen voor gegevens in dossiers zijn beschreven in onze verwerkersovereenkomst.

6. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van uw gegevens en op bezwaar tegen de verwerking, waaronder bezwaar tegen direct marketing. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op ieder moment intrekken; dat laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

U kunt een verzoek indienen via contact@faircase.nl. Wij reageren binnen een maand. Bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Aan het uitoefenen van uw rechten zijn geen kosten verbonden.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend berusten op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

8. Cookies

Op faircase.nl gebruiken wij een functionele cookie die uw cookiekeuze onthoudt, en alleen met uw toestemming analytische cookies (Microsoft Clarity) en marketingcookies (HubSpot). Onze bezoekersstatistieken (Umami) en video’s plaatsen geen cookies. Bij uw eerste bezoek kiest u via de cookiebanner welke cookies u accepteert. Die keuze kunt u op ieder moment wijzigen via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina. Trekt u uw toestemming in, dan verwijderen wij de betreffende cookies. Een actueel overzicht van de cookies, hun doel en hun bewaartermijn vindt u in de cookie-instellingen.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze klanten actief.

10. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens kunt u contact opnemen via contact@faircase.nl of met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via sander.vlug@flowlined.nl. Ons postadres is Joop Geesinkweg 203, 1114 AB Amsterdam.