Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden voor het gebruik van Faircase door zakelijke afnemers.

Dit zijn de algemene voorwaarden van Flowlined Letselschade B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, statutair gevestigd te Amsterdam en kantoorhoudende aan de Joop Geesinkweg 203, 1114 AB Amsterdam (KvK 42121069), handelend onder de naam Faircase.

In deze AV hebben de volgende begrippen de daarbij vermelde betekenis:

a. Account: de persoonlijke toegang van een Gebruiker tot de Applicatie;

b. Afnemer: de partij die in de uitoefening van haar beroep of bedrijf een Overeenkomst met Flowlined sluit;

c. AI-functionaliteit: functionaliteit binnen de Applicatie waarbij met behulp van technieken van artificiële intelligentie gegevens worden geanalyseerd, samengevat, berekend of gegenereerd;

d. AI-Uitkomst: iedere uitkomst die met behulp van AI-functionaliteit wordt gegenereerd;

e. Applicatie: Faircase, de softwareapplicatie van Flowlined voor de administratie en behandeling van letselschadezaken en het berekenen, opstellen en specificeren van schadestaten, die als online dienst via internet beschikbaar wordt gesteld;

f. AV: deze algemene voorwaarden;

g. Flowlined: Flowlined Letselschade B.V., handelend onder de naam Faircase;

h. Gebrek: het aantoonbaar niet voldoen van de Applicatie aan de door Flowlined Schriftelijk kenbaar gemaakte functionele specificaties;

i. Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens Afnemer over een Account beschikt;

j. Gebruikslimiet: een beperking op het gebruik van de Applicatie, waaronder het gebruik van AI-functionaliteit, zoals vermeld in de Offerte, bij de online aanmelding of in de Applicatie;

k. Initiële Termijn: de eerste looptijd van de Overeenkomst als bedoeld in artikel 8.1;

l. Klantgegevens: alle gegevens die Afnemer of Gebruikers in de Applicatie invoeren of daarmee genereren, waaronder AI-Uitkomsten;

m. Offerte: een Schriftelijk aanbod van Flowlined aan Afnemer;

n. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Flowlined en Afnemer die tot stand komt op de wijze als bedoeld in artikel 2.2, waarvan deze AV en de VWO onlosmakelijk deel uitmaken. De Overeenkomst geldt als Hoofdovereenkomst in de zin van de VWO;

o. Partij(en): Flowlined en/of Afnemer;

p. Proeftermijn: de termijn als bedoeld in artikel 8.2;

q. Schriftelijk: per brief, e-mail of ander elektronisch middel, waaronder digitale ondertekening en het online accepteren van voorwaarden;

r. Supporttijden: maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 18.00 uur, met uitzondering van nationale feestdagen;

s. Update: een nieuwe versie of release van de Applicatie, waarin Gebreken zijn hersteld of functionaliteit is gewijzigd of uitgebreid;

t. VWO: de Verwerkersovereenkomst Faircase tussen Flowlined en Afnemer.

2.1. Deze AV zijn van toepassing op iedere Offerte en online aanmelding van Flowlined en op iedere Overeenkomst.

2.2. De Overeenkomst komt tot stand (i) doordat Afnemer zich online aanmeldt en daarbij deze AV en de VWO accepteert, of (ii) doordat Afnemer een Offerte digitaal ondertekent.

2.3. Flowlined stelt deze AV en de VWO vóór of bij het sluiten van de Overeenkomst langs elektronische weg ter beschikking, op een zodanige wijze dat Afnemer deze kan opslaan en raadplegen.

2.4. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van Afnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.5. De Applicatie is uitsluitend bestemd voor zakelijke afnemers. Afnemer verklaart de Overeenkomst te sluiten in de uitoefening van haar beroep of bedrijf.

2.6. Offertes zijn vrijblijvend en dertig (30) dagen geldig, tenzij in de Offerte anders is vermeld.

3.1. Flowlined stelt de Applicatie gedurende de looptijd van de Overeenkomst via internet aan Afnemer beschikbaar, met de functionaliteit zoals omschreven bij de online aanmelding of in de Offerte.

3.2. Flowlined is gerechtigd Updates uit te brengen en de functionaliteit van de Applicatie te wijzigen. Indien een wijziging de kernfunctionaliteit van de Applicatie voor Afnemer wezenlijk vermindert, meldt Flowlined dit ten minste dertig (30) dagen vooraf. Afnemer is in dat geval gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

3.3. Implementatie, inrichting of het overzetten van bestaande dossiers vindt uitsluitend plaats voor zover dat in de Offerte is overeengekomen.

3.4. Flowlined maakt periodiek back-ups van de Klantgegevens overeenkomstig de VWO. De Applicatie is geen archiefsysteem. Afnemer blijft verantwoordelijk voor de naleving van haar eigen bewaarplichten en voor het tijdig exporteren van gegevens die zij na beëindiging van de Overeenkomst wil behouden.

4.1. Een Account is persoonlijk en mag niet door meerdere personen worden gebruikt of aan een ander worden overgedragen. Flowlined is gerechtigd het gelijktijdig gebruik van één Account in meerdere sessies technisch te beperken.

4.2. Afnemer is verantwoordelijk voor het beheer van de Accounts, rollen en autorisaties binnen haar omgeving en voor de vertrouwelijkheid van de inloggegevens van haar Gebruikers. Afnemer is aansprakelijk voor al het gebruik dat via de Accounts van haar Gebruikers van de Applicatie wordt gemaakt.

4.3. Het is Afnemer en Gebruikers niet toegestaan de Applicatie te gebruiken in strijd met de wet of deze AV, de Applicatie te decompileren of anderszins te onderzoeken op haar broncode, beveiligingsmaatregelen of Gebruikslimieten te omzeilen, de Applicatie geautomatiseerd uit te lezen of te overbelasten, of de Applicatie te gebruiken voor de ontwikkeling van een concurrerend product.

4.4. Bij overtreding van dit artikel is Flowlined gerechtigd de toegang tot de Applicatie na Schriftelijke waarschuwing op te schorten, en zonder waarschuwing indien de overtreding de beveiliging of beschikbaarheid van de Applicatie in gevaar brengt.

5.1. De Applicatie is bestemd voor de behandeling van lopende letselschadedossiers en de verwerking van nieuw binnenkomende documenten. Het volledig laten verwerken van historische dossiers en het migreren van een bestaand dossierbestand vallen niet onder het abonnement, tenzij Partijen daarover afzonderlijke afspraken maken.

5.2. Een bestaande schadestaat kan kosteloos in de Applicatie worden overgenomen. Afnemer blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van een overgenomen schadestaat en van de gegevens daarin.

5.3. Voor de verwerking door AI-functionaliteit geldt per Gebruiker een Gebruikslimiet, gemeten over een kalendermaand, tenzij in de Applicatie of de Offerte een andere periode is vermeld. De Gebruikslimiet is ruim voldoende voor normaal professioneel gebruik. Flowlined maakt de omvang van de Gebruikslimiet bekend in de Applicatie en bepaalt de wijze waarop het gebruik wordt gemeten.

5.4. Gebruikers kunnen in de Applicatie zien welk deel van hun Gebruikslimiet is verbruikt. Bij een verbruik van 80% ontvangt de Gebruiker een melding. Bij 100% wordt verdere verwerking door AI-functionaliteit stopgezet tot het begin van de volgende periode en neemt Flowlined contact op met Afnemer om een passende oplossing te bespreken. Bestaande dossiers en Klantgegevens blijven ook dan volledig toegankelijk.

5.5. Iedere Gebruiker kan één dossier als testdossier volledig in de Applicatie laten verwerken. De verwerking van dat testdossier telt niet mee voor de Gebruikslimiet. Tijdens de Proeftermijn kan Flowlined bovendien een ruimere Gebruikslimiet hanteren.

5.6. Flowlined kan de Gebruikslimiet wijzigen. Een wijziging wordt ten minste dertig (30) dagen vooraf per e-mail en in de Applicatie aangekondigd. Een verlaging van de Gebruikslimiet geeft Afnemer het recht de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de verlaging ingaat.

5.7. Flowlined kan aanvullende verwerkingscapaciteit en aanvullende modules, zoals het samenvatten van historische dossiers, tegen een afzonderlijke vergoeding aanbieden. Deze worden uitsluitend in rekening gebracht nadat Afnemer daarmee vooraf heeft ingestemd.

5.8. AI-Uitkomsten zijn ondersteunend van aard en kunnen onjuist of onvolledig zijn. Afnemer beoordeelt en verifieert iedere AI-Uitkomst voordat zij deze gebruikt. De Applicatie vervangt niet het professionele oordeel van Afnemer of van een medisch, juridisch of andere deskundige. Flowlined staat niet in voor de juistheid, volledigheid of geschiktheid van AI-Uitkomsten voor een bepaald doel.

5.9. Op het gebruik van Klantgegevens in verband met AI-functionaliteit is artikel 8 van de VWO van toepassing. Flowlined gebruikt Klantgegevens niet voor het trainen van AI-modellen.

6.1. Flowlined spant zich in om een beschikbaarheid van de Applicatie van ten minste 99% te realiseren, gemeten over een kalenderjaar. Bij de berekening blijven buiten beschouwing: aangekondigd onderhoud, storingen bij hosting-, netwerk- en andere toeleveranciers, en omstandigheden die buiten de invloedssfeer van Flowlined liggen.

6.2. Flowlined voert gepland onderhoud zoveel mogelijk buiten Supporttijden uit en kondigt dit vooraf aan.

6.3. Flowlined verleent tijdens Supporttijden ondersteuning bij vragen en storingen via de in de Applicatie of op de website vermelde kanalen.

6.4. Flowlined spant zich in storingen zonder onredelijke vertraging te verhelpen en herstelt Gebreken kosteloos. Werkzaamheden voor het verhelpen van storingen die het gevolg zijn van onoordeelkundig gebruik door Afnemer of van andere aan Afnemer toe te rekenen omstandigheden, worden in rekening gebracht tegen een uurtarief van € 100 exclusief btw.

7.1. Afnemer is de vergoedingen verschuldigd zoals vermeld in de Offerte of bij de online aanmelding. Alle bedragen zijn exclusief btw.

7.2. Flowlined brengt de periodieke vergoedingen maandelijks vooraf in rekening, tenzij in de Offerte anders is vermeld. Aanvullende capaciteit en modules als bedoeld in artikel 5.7 worden in rekening gebracht zoals bij de instemming van Afnemer is vermeld.

7.3. Een wijziging in het aantal Gebruikers wordt met ingang van de eerstvolgende kalendermaand in de facturatie verwerkt. Tijdens de Initiële Termijn kan het aantal Gebruikers niet worden verlaagd tot onder het bij aanvang overeengekomen aantal.

7.4. Betaling geschiedt door middel van automatische incasso. Afnemer verleent Flowlined daartoe bij het aangaan van de Overeenkomst een doorlopende machtiging. De factuur geldt als aankondiging van de afschrijving. Afnemer stemt ermee in dat de afschrijving plaatsvindt op of na de factuurdatum, en dat Flowlined daaraan voorafgaand geen afzonderlijke aankondiging hoeft te doen.

7.5. Indien Partijen Schriftelijk zijn overeengekomen dat betaling niet via automatische incasso plaatsvindt, voldoet Afnemer facturen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum.

7.6. Indien een incasso niet kan worden uitgevoerd of wordt gestorneerd, of een factuur niet tijdig wordt voldaan, is Afnemer zonder ingebrekestelling in verzuim en is zij over het openstaande bedrag de wettelijke handelsrente als bedoeld in artikel 6:119a BW verschuldigd, vermeerderd met 1% per maand. Flowlined is gerechtigd de kosten van een mislukte of gestorneerde incasso aan Afnemer door te berekenen.

7.7. Indien Afnemer na een betalingsherinnering niet binnen veertien (14) dagen alsnog betaalt, is Flowlined gerechtigd de toegang tot de Applicatie op te schorten tot volledige betaling heeft plaatsgevonden.

7.8. Flowlined is gerechtigd de vergoedingen jaarlijks per 1 januari aan te passen op basis van de door het CBS gepubliceerde consumentenprijsindex (CPI). Overige prijswijzigingen kondigt Flowlined ten minste twee (2) maanden vooraf aan. Indien een prijswijziging de CPI-indexatie te boven gaat, is Afnemer gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

7.9. Afnemer is niet gerechtigd betalingsverplichtingen op te schorten of met vorderingen op Flowlined te verrekenen.

8.1. De Overeenkomst gaat in op de datum van online aanmelding of ondertekening van de Offerte, of op de in de Offerte vermelde ingangsdatum, en wordt aangegaan voor een Initiële Termijn van twaalf (12) maanden.

8.2. De eerste maand van de Overeenkomst geldt als Proeftermijn. Voor Overeenkomsten die in de Offerte of bij de aanmelding als pilot zijn aangeduid, bedraagt de Proeftermijn twee (2) maanden. Gedurende de Proeftermijn kan iedere Partij de Overeenkomst met onmiddellijke ingang Schriftelijk opzeggen, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn. Over de Proeftermijn is de vergoeding verschuldigd zoals vermeld in de Offerte of bij de online aanmelding.

8.3. Iedere Partij kan de Overeenkomst Schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden. Opzegging kan op zijn vroegst plaatsvinden tegen het einde van de Initiële Termijn. Wordt de Overeenkomst niet tegen het einde van de Initiële Termijn opgezegd, dan wordt zij voortgezet voor onbepaalde tijd, met dezelfde opzegtermijn.

8.4. Afnemer is uitsluitend gerechtigd de Overeenkomst te ontbinden indien Flowlined haar wezenlijke verplichtingen ernstig en structureel niet nakomt, nadat Afnemer Flowlined Schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk in gebreke heeft gesteld en Flowlined een redelijke termijn heeft gekregen om de tekortkoming te herstellen.

8.5. Flowlined is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang Schriftelijk te ontbinden, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn, indien Afnemer in staat van faillissement wordt verklaard of daartoe een aanvraag wordt ingediend, aan Afnemer (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend, de onderneming van Afnemer wordt beëindigd, of Afnemer langer dan zestig (60) dagen in verzuim is met betaling.

8.6. Bij beëindiging van de Overeenkomst eindigt het recht van Afnemer om de Applicatie te gebruiken. Op het teruggeven en verwijderen van Klantgegevens is artikel 11 van de VWO van toepassing. Vooruitbetaalde vergoedingen worden niet gerestitueerd, tenzij de beëindiging het gevolg is van een tekortkoming van Flowlined.

8.7. Als onvoorziene omstandigheden voor Afnemer gelden uitsluitend omstandigheden die bij het sluiten van de Overeenkomst niet bekend waren en redelijkerwijs ook niet bekend hadden kunnen zijn.

9.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Applicatie, de Updates, de documentatie en alle overige door Flowlined ter beschikking gestelde materialen berusten bij Flowlined of haar licentiegevers.

9.2. Afnemer verkrijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Applicatie voor het overeengekomen aantal Gebruikers te gebruiken in het kader van haar eigen beroepsuitoefening.

9.3. Klantgegevens blijven eigendom van Afnemer. Afnemer verleent Flowlined het recht Klantgegevens te gebruiken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, met inachtneming van de VWO. Afnemer is vrij om AI-Uitkomsten te gebruiken.

9.4. Flowlined is gerechtigd geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens over het gebruik van de Applicatie te gebruiken overeenkomstig artikel 3.3 van de VWO. Suggesties en feedback van Afnemer over de Applicatie mag Flowlined vrijelijk gebruiken.

9.5. Afnemer vrijwaart Flowlined tegen aanspraken van derden die stellen dat Klantgegevens of het gebruik daarvan inbreuk maken op hun rechten.

10.1. Op de verwerking van persoonsgegevens door Flowlined namens Afnemer is de VWO van toepassing. De VWO maakt onlosmakelijk deel uit van de Overeenkomst.

10.2. Flowlined treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in de VWO.

10.3. Afnemer draagt zorg voor een veilige eigen werkomgeving, waaronder actuele beveiliging van de apparaten waarmee Gebruikers toegang hebben tot de Applicatie, en instrueert haar Gebruikers over de geldende beveiligingsvoorschriften.

10.4. Afnemer staat in voor de rechtmatigheid van de Klantgegevens en van de verwerking daarvan en vrijwaart Flowlined tegen aanspraken van derden, waaronder betrokkenen, die verband houden met de Klantgegevens, behoudens voor zover de aanspraak het gevolg is van een tekortkoming van Flowlined.

11.1. Flowlined is jegens Afnemer uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die voortvloeit uit een aan Flowlined toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst. Als directe schade gelden uitsluitend de redelijke en aantoonbare kosten die Afnemer heeft moeten maken (i) om vast te stellen hoe de schade is ontstaan en hoe groot zij is, (ii) om schade te voorkomen of te beperken, en (iii) om Flowlined alsnog tot behoorlijke nakoming te bewegen.

11.2. Iedere aansprakelijkheid van Flowlined voor andere dan directe schade is uitgesloten. Daaronder valt in elk geval gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, reputatieschade, schade als gevolg van bedrijfsonderbreking, schade door het verloren gaan, beschadigd raken of vernietigd worden van gegevens, en schade als gevolg van het gebruik van AI-Uitkomsten.

11.3. De totale aansprakelijkheid van Flowlined bedraagt per kalenderjaar ten hoogste het bedrag, exclusief btw, dat Flowlined in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de schade heeft geleid aan Afnemer in rekening heeft gebracht en dat daadwerkelijk is voldaan. Dit maximum geldt voor de Overeenkomst, deze AV en de VWO tezamen.

11.4. Aansprakelijkheid ontstaat alleen indien Afnemer Flowlined binnen dertig (30) dagen na ontdekking van de schade Schriftelijk en zo gedetailleerd mogelijk in gebreke heeft gesteld, met een redelijke termijn voor herstel, en Flowlined ook na die termijn tekortschiet. Een ingebrekestelling is niet vereist indien nakoming blijvend onmogelijk is.

11.5. De uitsluitingen en beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Flowlined of haar bestuurder.

11.6. Een vordering op grond van of in verband met de Overeenkomst wordt ingesteld uiterlijk twaalf (12) maanden nadat het recht daartoe bij Afnemer bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, op straffe van verval van recht.

11.7. Afnemer is jegens Flowlined aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een aan haar toerekenbare tekortkoming en vrijwaart Flowlined tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit een schending van de Overeenkomst door Afnemer.

12.1. Een Partij is niet gehouden tot nakoming van een verplichting indien zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht van Flowlined wordt mede verstaan een storing of tekortkoming bij hosting-, netwerk-, AI-model- of andere toeleveranciers, een storing in het internet, en een cyberaanval ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen.

12.2. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) dagen, dan is iedere Partij gerechtigd de Overeenkomst Schriftelijk te ontbinden, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

13.1. Partijen houden alle informatie geheim waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs behoren te begrijpen, waaronder de inhoud van de Overeenkomst en de werking en programmatuur van de Applicatie. Deze verplichting geldt niet voor informatie die al openbaar was, waarvoor de andere Partij Schriftelijk toestemming tot openbaarmaking heeft gegeven, of die op grond van de wet, een rechterlijke uitspraak of een besluit van een overheidsorgaan moet worden verstrekt.

13.2. Flowlined mag vermelden dat Afnemer klant is van Faircase.

14.1. Werkzaamheden die buiten de Overeenkomst vallen, kan Flowlined op verzoek van Afnemer uitvoeren tegen een uurtarief van € 150 exclusief btw, of op basis van een afzonderlijke Offerte. Flowlined is niet verplicht een verzoek om meerwerk te aanvaarden.

14.2. Bij Overeenkomsten op basis van een Offerte plannen Partijen op verzoek van een van hen halfjaarlijks een evaluatieoverleg over de beschikbaarheid, opgetreden storingen en eventuele knelpunten.

15.1. Flowlined is gerechtigd deze AV te wijzigen. Flowlined maakt een wijziging ten minste dertig (30) dagen vóór de ingangsdatum Schriftelijk bekend. Indien de wijziging de positie van Afnemer wezenlijk verslechtert, is Afnemer gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen per de ingangsdatum van de wijziging.

16.1. Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (i) de Offerte, (ii) de VWO, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, en (iii) deze AV.

16.2. Indien een bepaling van de Overeenkomst nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

16.3. Mondelinge afspraken en toezeggingen binden Partijen alleen indien zij Schriftelijk zijn bevestigd. Het niet uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

16.4. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven van kracht.

16.5. De Overeenkomst omvat alle afspraken tussen Partijen over het onderwerp daarvan. Bij de uitleg van de Overeenkomst zijn de letterlijke bewoordingen, afgestemd op het normale taalgebruik, doorslaggevend.

16.6. Flowlined is gerechtigd de Overeenkomst over te dragen aan een met haar in een groep verbonden rechtspersoon, mits zij Afnemer daarvan Schriftelijk in kennis stelt. Afnemer kan de Overeenkomst alleen met voorafgaande Schriftelijke toestemming van Flowlined overdragen.

17.1. Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

17.2. Partijen zullen een geschil op verzoek van een van hen eerst trachten op te lossen door middel van mediation overeenkomstig het ICT-Mediation Reglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering.

17.3. De rechtbank Amsterdam is bij uitsluiting bevoegd kennis te nemen van geschillen tussen Partijen op grond van of in verband met de Overeenkomst.

Voor vragen over deze AV kunt u contact opnemen met Faircase via contact@faircase.nl.